Processo di qualifica

Per la gestione dei processi di qualifica e sviluppo dei fornitori, Toscana Energia  si avvale dei servizi resi da Italgas, al fine di creare e mantenere nel tempo una Vendor List quantitativamente e qualitativamente adeguata alle esigenze di Toscana Energia. La gestione dei processi di valutazione dei fornitori è svolta direttamente da Toscana Energia.
 
Tutti  i Fornitori che intendono qualificarsi, indipendentemente dal livello di criticità del Gruppo Merce (GM) di appartenenza e/o dal regime normativo (pubblicistico/privatistico) del GM, devono dimostrare di possedere tutti i requisiti d’ordine generale stabiliti dalle leggi nazionali e europee, nonché devono rispondere agli standard di carattere reputazionale definiti da Toscana Energia, attraverso la produzione di specifiche dichiarazioni e documentazione.

 
Tutti i Fornitori devono possedere capacità idonee a condividere e promuovere il rispetto dei principi etici, individuati nel Codice Etico, che Toscana Energia riconosce, accetta e condivide, quali ad esempio: 
 
- lotta alla corruzione anche tra privati; 
- lotta all’infiltrazione mafiosa; 
- tutela e protezione dell’ambiente; 
- tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro; 
- tutela della libertà e della concorrenza. 
 

Al fine di rafforzare il controllo dei requisiti reputazionali dei Fornitori, Toscana Energia avvalendosi di Italgas  garantisce, in tutte le fasi rilevanti del processo, un monitoraggio reputazionale continuo sui Fornitori a livello centralizzato e opportune verifiche antimafia già in sede di qualifica.
 
Ai fini della qualifica tutti i Fornitori sono tenuti a prendere visione e accettare il “Codice Etico" di Italgas e il “Codice Etico” di Toscana Energia che sanciscono:
(i) i principi di ordine etico-professionale (quali ad esempio: integrità etica, correttezza, buona fede, trasparenza, completezza delle informazioni e onestà); 
(ii) le principali regole che ciascun Fornitore è tenuto ad osservare nella conduzione degli affari con Toscana Energia; 
(iii) i provvedimenti conseguenti alla violazione di tali principi e regole. 
 

Inoltre i Fornitori devono dimostrare di possedere idonei requisiti di natura tecnico-economica-finanziaria nonché adeguata capacità gestionale e organizzativa. Ulteriori requisiti di carattere specifico possono variare in relazione alla tipologia di GM e alla sua criticità. 
Un Fornitore, per essere qualificato, deve superare tutti i livelli di verifica (Gate) previsti per il GM per il quale ha richiesto di essere valutato, distinti in relazione alla criticità del GM.
In caso di mancato superamento di uno dei gate previsti, il processo di qualifica viene chiuso con valutazione negativa; tale decisione viene sempre comunicata al fornitore.

La definizione e la gestione del processo in esame  compete a Italgas, che assicura, con la propria  struttura e, ove previsto, con il supporto delle Unità interne di Toscana Energia, la qualifica dei fornitori e l’aggiornamento della Vendor List (VL).
Nel caso di sponsorizzazioni in cui risultino fornitori Pubblica Amministrazione o Enti Pubblici (quali ad esempio ASL, Università, Istituti di Ricerca, Comuni, Società Municipalizzate), l'inserimento VL di tali soggetti sarà effettuato dal fornitore del servizio a seguito di comunicazione dell'Unità Approvvigionamenti (APP) di Toscana Energia, senza l'attivazione dell'iter di qualifica previsto.

 
Le richieste di qualifica dovranno essere formalizzate accedendo al seguente link:

Accesso al processo di Qualifica

Livelli di Criticità dei Gruppi Merce e Gate di qualifica

Al fine di garantire un adeguato livello di specializzazione del processo di qualifica, i lavori/beni/servizi sono raggruppati in Gruppi Merce (GM). 
Il processo di qualifica si applica per singolo fornitore  e GM. 
Un Fornitore che si candida per più Gruppi Merce (GM) attiva, di solito contemporaneamente, più processi di qualifica in base alla criticità dei GM. 
In tal caso si aprono processi singoli contenenti tutti i GM dello stesso livello di criticità. Tuttavia, tenuto conto delle esigenze e urgenze operative, è possibile anche generare singoli processi per ciascuna richiesta. 
Tali processi possono chiudersi in tempi diversi. Pertanto, alla chiusura dell’ultimo processo, tutte le date di scadenza vengono allineate, riportando la data di scadenza del primo processo ultimato, al fine di garantire che tutte le qualifiche del Fornitore abbiano una durata massima di 36 mesi e la medesima scadenza.
I GM sono suddivisi in quattro livelli di criticità:

I GM, i livelli di criticità ad essi abbinati e le altre informazioni (ad es. presenza di un Sistema di Qualificazione UE, personale DIST/INAS coinvolti) sono definiti in accordo con Italgas. 
L’elenco dei GM e dei relativi attributi è riportato in apposita matrice che viene resa disponibile daItalgas attraverso gli opportuni canali. 
Italgas assicura le attività di creazione, aggiornamento e annullamento dei GM.
Iter di  Qualifica.

L’iter di qualifica si sviluppa attraverso una sequenza  di fasi successive definite Gate ed è condotto con livelli di approfondimento diversi in funzione del livello di criticità attribuito ai GM.
Le modalità sono disponibili per gli interessati sul portale Internet dedicato.

 
^[1] Nel caso di GM di criticità B e C, è prevista la conclusione del processo allo stesso gate di valutazione su base documentale, ma un differente grado di approfondimento nella valutazione degli aspetti tecnico/specialisti, data la differente criticità dei GM

Comunicazione

Una volta che il fornitore avrà superato l’iter di qualifica e il successivo inserimento nella Vendor list di Italgas, riceverà una comunicazione che determina l’avvenuta qualifica anche per TOSCANA ENERGIA che provvederà ad inoltrare allo stesso fornitore il documento relativo al Codice Etico che dovrà ritornare compilato e firmato entro 15 giorni successivi. Il ritorno del documento firmato da parte del fornitore è necessario per il perfezionamento del processo di qualifica in Toscana Energia.

VALUTAZIONE  DELLE PRESTAZIONI DEI FORNITORI

Il sistema di valutazione delle performance dei fornitori viene effettuato da TOSCANA ENERGIA ed è finalizzato al mantenimento dello stato di qualifica del Fornitore. 
La valutazione delle prestazioni dei fornitori ha lo scopo di giudicare la performance e individuare le aree di miglioramento dei fornitori stessi al fine di favorirne la crescita qualitativa in considerazione dei livelli prestazionali attesi dalla società.
La valutazione dei Fornitori viene effettuata in modo sistematico e tracciabile, al fine di garantire oggettività, disponibilità e confrontabilità delle informazioni raccolte.
Gli elementi di performance dei Fornitori sono raccolti e valutati attraverso tre differenti aree di riferimento che concorrono a determinare  l’indice di Rating:

• qualità: è intesa come la capacità del Fornitore di rispettare i requisiti contrattuali sia tecnici che di salute, sicurezza e ambiente, basata sui risultati delle verifiche effettuate sia durante lo svolgimento dell’attività che durante l’utilizzo dell’opera oggetto del contratto;
• puntualità: è intesa come la capacità del Fornitore di rispettare i tempi di consegna contrattuali del lavoro, bene o servizio richiesto;
• comportamento: è inteso come la capacità del Fornitore di integrarsi con le parti coinvolte nell’attività (es. committente, direzione/supervisione lavori, altre imprese), di gestire le relazioni con le stesse secondo principi di etica e professionalità, di adottare logiche di flessibilità organizzativa, operativa e gestionale e di attuazione di piani di contingency, il tutto prima, durante e dopo lo svolgimento del rapporto contrattuale.

PROVVEDIMENTI NEI CONFRONTI DEL FORNITORE.
Nel caso in cui, sulla base di informazioni comunicate dal Fornitore o raccolte da  Italgas o da  Toscana Energia, risulti che:

• sia venuto meno anche uno solo dei requisiti di ammissione, previsti nel modulo “Requisiti minimi di ammissione per accedere al processo di qualifica”;
• sia venuto meno anche uno solo dei requisiti specifici di valutazione ai fini della qualifica;
• l’indice di rating (criticità A e B) sia sceso sotto il livello minimo predefinito;
• siano pervenuti feedback negativi (criticità A e B), con particolare riguardo a tematiche in ambito Qualità, ambiente e Sicurezza;
• siano pervenute segnalazioni negative da parte del responsabile dell’unità che ha in gestione il Contratto, nel caso di GM per i quali non sia previsto un processo di feedback (criticità C e D), con particolare riguardo a tematiche in ambito Qualità, ambiente e Sicurezza;
• siano pervenute gravi carenze relative alla fase successiva al termine del contratto di lavoro e servizio o alla fase di vita utile del bene,  comunicate dal responsabile dell’unità.

Il fornitore viene assoggettato  a provvedimenti , di cui ai successivi paragrafi.
L'Unità Approvvigionamenti APP di Toscana Energia:

• provvede a mantenere tracciate le informazioni ricevute  e le motivazioni finali  che hanno portato alla definizione del provvedimento;
• Comunica il provvedimento a Italgas affinché lo registri in VL;
• Informa il fornitore del provvedimento erogato e delle cause che l’hanno generato. Pari comunicazione è rivolta ai responsabili dell’unità che hanno in gestione i contratti coinvolti dei fornitori interessati.

Warning

Il Warning consiste in un richiamo al fornitore conseguente all’emissione di un rapporto informativo negativo sotto il profilo tecnico-organizzativo o di ambiente e sicurezza, con valutazione scarsa, o all’emissione del secondo rapporto informativo negativo con valutazione insufficiente.
Il provvedimento viene formalizzato con lettera al fornitore da APP, in accordo con le Unità competenti. 
APP provvede inoltre alla comunicazione del provvedimento anche a Italgas.

 
Nella lettera si richiede:
- un impegno formale a continuare il rapporto nel rispetto dei vincoli contrattuali, di capitolato e/o della normativa tecnica;
- la formalizzazione di un piano di miglioramento.
Il Warning comporta la temporanea esclusione del fornitore dalle selezioni per gli approvvigionamenti indette nel trimestre successivo alla comunicazione di Warning. 
Tale provvedimento non ha effetti sulla validità dei contratti in corso con il fornitore.
 
 
 Alert Reputazionale

L’Alert Reputazionale consiste in uno stato di attenzione nei confronti del Fornitore in relazione al quale vi sia stata notizia di un presunto Comportamento Illecito adottato dal Team di Valutazione di Italgas. 
Tale stato viene attivato, per tutti i GM per il quale il Fornitore è qualificato. 
Sulla base della gravità del comportamento illecito del fornitore, il Fornitore del servizio potrà disporre una delle seguenti misure e darne comunicazione a Toscana Energia attraverso gli opportuni canali:

 
- Richiesta di adozione delle misure precauzionali;
- Sospensione delle qualifiche;
- Revoca delle qualifiche;
- Sospensione dell’aggiudicazione/della stipula del contratto;
- Risoluzione del/i contratto/i;
- Revoca dell’autorizzazione/i al subappalto.
 
L'Unità Approvvigionamenti di Toscana Energia (APP) comunica ai fornitori la misura adottata.
 

Il Fornitore in Alert Reputazionale, cautelativamente, non può essere invitato alle gare indette da Toscana Energia S.p.A. né può procedere con il processo di qualifica o con l’aggiornamento/rinnovo della stessa.

Limitazione

La Limitazione consiste nell’apposizione di restrizioni di natura economica, tecnico-quantitativa, geografica o tipologica alla qualifica del Fornitore per il GM interessato dal provvedimento adottata da Italgas. 
Essa viene attivata prevalentemente a fronte del verificarsi di una delle seguenti condizioni:

• evidenze di carattere economico-finanziario che denuncino uno stato di sofferenza o un progressivo decadimento delle performance economiche del fornitore;
• riassetti organizzativi del Fornitore con perdita di parte del know-how tecnico;

Italgas comunicherà a Toscana Energia il provvedimento di limitazione attraverso gli opportuni canali.
L'Unità Approvvigionamenti (APP) comunica ai fornitori la misura adottata. 
Il provvedimento di Limitazione della qualifica permane o sino al superamento delle condizioni che lo avevano generato o sino all’adozione di un ulteriore provvedimento. 
Il Fornitore con provvedimento di limitazione, cautelativamente, non può essere invitato alle gare indette da Toscana Energia S.p.A.
 

 
Sospensione
La Sospensione comporta l’esclusione del fornitore dal processo di approvvigionamento per il periodo di tempo definito dal provvedimento e per i GM in esso specificati. Il provvedimento di sospensione può essere emesso nei seguenti casi:

1. in presenza di un ulteriore feeedback negativo conseguente ad un provvedimento di Warning o di Limitazione per il medesimo GM in particolare se l’indice di rating (criticità A e B) è sceso sotto il livello minimo predefinito o siano pervenuti feedback negativi (criticità A e B), con particolare riguardo a tematiche in ambito Qualità, ambiente e Sicurezza;
2. sia venuto meno anche uno solo dei “Requisiti minimi di ammissione per accedere al processo di qualifica” come previsto nel modulo (allegato 1 all'istruzione n. 34/06 di Toscana Energia);
3. siano pervenute segnalazioni negative da parte del responsabile dell’unità che ha in gestione il Contratto, nel caso di GM per i quali non sia previsto un processo di feedback (criticità C e D), con particolare riguardo a tematiche in ambito Qualità, ambiente e Sicurezza;
4. nel caso in cui il fornitore invitato a presentare offerta risulti aggiudicatario ma rinunci alla stipula del contratto;
5. siano pervenute gravi carenze relative alla fase successiva al termine del contratto di lavoro e servizio o alla fase di vita utile del bene,  comunicate dal responsabile dell’unità;
6. in presenza dell’instaurarsi di una controversia giudiziale e in attesa della sua definizione.

Nei casi 1), 2), 3), 4), 5) il provvedimento comporta la temporanea sospensione del fornitore dalle selezioni per gli approvvigionamenti indette nei dodici mesi successivi alla comunicazione di sospensione; in caso di contenzioso (6) la fase di sospensione dello stato di qualifica di un fornitore ha la stessa durata del contenzioso stesso. La sospensione del fornitore viene revocata, dandone opportuna comunicazione, a seguito di comprovata risoluzione delle problematiche emerse. In caso contrario può comportare la squalifica del fornitore.
Nel caso la sospensione sia riferita a tematiche connesse all’organizzazione complessiva del Fornitore o a tematiche in ambito Qualità, Sicurezza, Ambiente, i processi di qualifica, aggiornamento, rinnovo e/o estensione qualifiche relativi agli altri GM vengono sospesi per il periodo di applicazione del provvedimento.

Il fornitore può inoltre essere soggetto al provvedimento di sospensione da parte del fornitore del servizio in presenza di comportamenti illeciti di fornitori e subappaltatori. In tal caso il provvedimento si applica a tutti i GM per i quali il fornitore è qualificato. 
La sospensione viene formalizzata da APP, in accordo con le Unità competenti, dopo una convocazione del fornitore per la contestazione delle problematiche e viene comunicata con lettera al fornitore.

L'Unità APP di Toscana Energia inoltre comunica a Italgas il provvedimento adottato.
Revoca

La Revoca consiste nell’esclusione del fornitore dalla VL per il GM interessato dal provvedimento. La revoca comporta l’esclusione del fornitore dal processo di approvvigionamento  per i GM interessati e la risoluzione dei relativi contratti. 
Il provvedimento di revoca interviene automaticamente nei seguenti casi:

• reiterato e continuato presentarsi di condizioni che abbiano in precedenza già generato un provvedimento di sospensione per il medesimo GM;
• superamento del limite temporale di sospensione senza che il Fornitore abbia messo in atto efficaci azioni di recupero;
• perdita dei requisiti di ammissione e specifici per i quali il Fornitore è stato qualificato.

In questi casi la qualifica decade, dalla data della comunicazione al fornitore con le relative motivazioni.
Il fornitore può inoltre essere soggetto al provvedimento di revoca da parte del fornitore di servizio in presenza  comportamenti illeciti di fornitori e subappaltatori. In tal caso il provvedimento si applica a tutti i GM per i quali il fornitore è qualificato.
Nel caso di Comportamento Illecito la revoca sarà applicata a tutti i GM per i quali il fornitore è stato qualificato  e comporta:

-       la risoluzione dei contratti;
-       la revoca delle autorizzazioni al subappalto relative a prestazioni ancora da eseguire;
-       l’impossibilità in capo al Fornitore di avanzare una nuova richiesta di qualifica prima che siano venuti meno i motivi che hanno determinato l’adozione del provvedimento di Revoca.

Nel caso la revoca sia riferita a tematiche connesse all’organizzazione complessiva del Fornitore o a tematiche Ambiente, salute e Sicurezza, gli eventuali processi in corso di qualifica, aggiornamento, rinnovo e/o estensione qualifiche relativi agli altri GM, vengono interrotti.
Nel caso di revoca il Fornitore non potrà avanzare una nuova richiesta di qualifica prima che siano venuti meno i motivi che hanno determinato l’adozione del provvedimento di revoca e, in ogni caso, non prima di tre anni dall’adozione del provvedimento.

La revoca è un provvedimento che deve essere notificato da APP, in accordo con le Unità competenti, con lettera e prevede la cancellazione dalla VL, da parte del fornitore del servizio, a seguito di comunicazione di APP. 
In tutti i casi di provvedimento sopra descritti APP provvederà a darne comunicazione all’unità competente .